管理委託契約 見直し

管理委託契約 見直し


   マンション管理士事務所 柳澤オフィス

1.業務を見直す目的


 管理委託業務の見直しは、管理会社に対する不信感がきっかけで始まることがあります。
業務実施不備が管理組合の不満の理由となっています。
役員は、組合の運営を管理会社のフロントマンに頼っています。
したがって、役員は、業務が異常事態となったとき、初めて見直しの必要性に気がつきます。

 代表的な異常事態は、主に次の2つです。

(1)管理会社に対する住民の苦情が理事会に提出されたとき
  1)清掃がなされていない、また屋上に草がたくさん生えている
  2)「巡回中」と表示が出されているのに、管理員さんの居場所が分からないことが多い
  3)駐輪場が乱れ、また違法駐車の報告がない
  ※ このような業務実施不備が管理組合で問題となっています。

(2)大規模修繕工事費に対し修繕積立金が不足するとき
 ※ 積立金の不足を埋めるため、管理委託費が削減の対象になるからです。
  また、最近は特に修繕履歴が保管されていないことも問題となっています。

 本来、業務内容を見直す目的は、主にマンションの維持・保全、会計などを健全に保つことです。
業務の品質・コストなどを見直すと、改善すべき業務が明確になります。
しかし、委託業務の見直しを管理会社に依頼することには、無理があります。
管理会社の社員であるフロントマンに、業務実施不備という自社を不利にする見直しを期待できないからです。
マンション管理の主体は、管理組合にありますので、理事会が主体的に行動することが重要です。

 一方、マンションの管理組合の立場で利益を考える者がいます。
マンション管理士です。
マンション管理適正化法により、「マンション管理士」が管理組合の問題解決のため創設されました。
 管理組合の身近にある相談の窓口は、マンション管理士である、とこの法律が想定しています。
上記の問題を第三者として解決できるのは、マンション管理士、となっています。

 既に説明しましたように、管理会社が自社の業務を見直すことには、無理があります。
管理会社は、一般の会社のように、自社の利益を最優先するからです。
普通、自己の不利益を積極的に評価できないからです。
したがって、早急に問題を解決する場合、マンション管理士へ相談することが重要になります!
管理組合の立場で問題を解決する者は、マンション管理士のみ、となっているからです。

2.管理委託契約の問題


 主な問題は、上記のマンション管理士の立場を役員が知らないし、理解できないことです。
この問題を解決しない限り、管理会社に係るトラブルは、解消しません。
管理組合は、理事会の運営を管理会社に全面的に依存しています。
管理会社に依存できない法律上の制限がある状況となり、はじめて問題を意識することになります。
さらに、トラブル解決のため、「マンション管理士」に相談するまでに、時間がかかるようです。

 主に、次の3種類のトラブルが発生しています。
国土交通省が平成20年に行った「マンション総合調査」のトラブルの内容を説明しました。

(1)管理費等の滞納者への督促業務には制限があります。
訴訟の当事者がマンションの管理者であるので、管理会社は訴訟を提起できません。
訴訟を起こすことは、管理組合の自主的な活動です。
したがって、訴訟に抵抗があるため、滞納問題は、長期化する傾向となっています。

 さらに、フロントマンは、約10件の管理組合をかけもちしています。
時間がかかる裁判などを指導する余裕がないこともトラブルの原因となっています。

(2)修繕工事は、管理会社以外に発注しなければなりません。
法律で利益相反の行為を制限しているためです。
そのため、高額な工事費の内訳が問題となるトラブルが生じていました。

(3)大規模修繕工事は、標準管理委託契約によると、管理委託業務とは別契約になります。
この場合も、利益相反の行為を制限するためにそのように別契約となっています。
したがって、管理会社へ当然のようには大規模修繕工事を依頼できません。

また、管理会社は、住民と「距離おいて、付かず離れず」にする仕事をベストと考えています。
大規模修繕工事の内容が詳しく説明されない理由がここにあります。
そのため、大規模修繕工事とは何か、多くの役員がよく分かっていません。

 マンション管理士は、このような法律的な制限がなく、管理委託業務を管理組合の立場で見直しができます。
法律的に、マンション管理士が問題解決の主体の立場に立つことができる、とされているからです。

 他方、管理組合には、上記のほかに次の事情があります。

 (1)役員が1~2年で交替します。
 (2)役員の交替により、年ごとの理事会のメンバーの経験などに違いがあります。
 (3)管理会社のフロントマンも2~3年で交替する場合があります。
 (4)上記の交替時、一般的に引継ぎが十分ではありません。
 (5)高齢化・賃貸化などにより役員の人材不足が生じています。

 マンション管理士は、上記の事情を考え、マンション管理の基準から、管理組合の立場で問題に取り組みます。
また、マンション管理士は、基準からのずれに注目し、問題の解決を助言・指導・援助します。
上記のマンションの事情を詳しく分析し、最善の解決策を提案できます。

実は、上記のようなトラブルの多くは30年以上前から多発していました。



  なぜ?  同じようなトラブルが 30年以上も続くのでしょうか?




 例えば、マンション3大問題(ペット飼育・騒音・駐車場の問題)を考えましょう。 
解決が長引く原因は、トラブルが「難問」のためです。
トラブルが表面化し、状況が悪化するまで分かりません。
さらに、経験者であっても解決に時間がかかります。
マンションは、共同住宅であるため、多くの世帯の考えを一つにまとめことは、非常に困難です。

 また、マンションの理事会の開催は、月一回程度であり、対応が遅くなるのも問題をこじらせる原因です。
トラブルが生じる前に、予め関連する知識を学習する必要があるかも知れません。
したがって、年間1回程度の「マンション定期健康診断」などが必要になるかも知れません。

 後半で詳細に管理委託業務内容を説明しました。
 ご相談を「お問い合せ」ページより伺います。 相談のみの場合、無料です。

3.管理委託業務の観点

 
  マンション管理組合の立場と近い立場にある順に「管理委託業務」に対する観点を示しました。

(1)管理組合・住民(区分所有者)
この人々、特に管理組合は、マンションの主体です。
住民で構成する「専門委員会」が問題解決のために設立されてる場合があります。
この人々が、理事会を助け、積極的に管理委託業務を見直す必要があります。

(2)マンション管理士、および(公財)マンション管理センター
マンション管理士は、管理組合・区分所有者の立場で助言・指導・援助を「業務」として行います。
 一方、マンション管理センターは、問題解決まで行う義務がありません。
その事例が解決まで含まないため、問題解決に事例を参照する場合、注意が必要かも知れません。
したがって、成果を期待する場合、援助を業務とする「マンション管理士」へ依頼することが大切です。

(3)管理会社のフロントマン・管理員・清掃員
この3者は、管理会社の利益を最優先する者です。
したがって、管理委託業務を見直す主体となることができません。

(4)管理会社、(社)高層住宅管理業協会(2013年4月より一般社団法人マンション管理業協会
この2者は、マンションの管理組合に対し、利益相反の行為を制限されています。
立場が、管理会社に側にあるので、マンションの不利益となってしまうためです。
また、同じように、10年間の瑕疵担保期間には、分譲会社の利益が優先されています。
管理会社から積極的に瑕疵修補請求を管理組合に提案することは、ほとんどありません。

(5)分譲会社・デベロッパー
これらの会社は、販売のみが最大の目的となっています。
その結果、修繕積立金が安く抑えられ、販売しやすく設定されるので、修繕積立金が不足します。

(6)地方公共団体
マンション管理適正化法により、情報の提供義務があります。
一部の市役所・区役所では、管理組合に向けて無料相談会を開催し、マンション管理士を紹介しています。

(7)国土交通省
マンション管理適正化法により、情報の提供義務があり、法律・指針などを定めます。
管理会社の改善・指導・勧告を管理会社の団体を通して行います。

 以上の7つの中で、管理組合の立場で問題解決を「業務」とするのは、マンション管理士のみです。
したがって、マンション管理士の助言・指導・援助により業務の見直しを開始することがベターです。
ただし、法律で規定されている弁護士・建築士などの業務を除きます。

4.委託業務に係る情報・データ


 まず、管理会社の重要な5つの評価を行いましょう。
該当する場合、チェックボックスをマウスでクリックし、チェック願います。
 評価は、5つのチェックの後、最終のものとなります。

5つの重要な【 管理会社チェックポイント 】

(1)マンション全体の清掃は十分ですか?

  日常清掃を定期的で全体がきれいですか?

 きれいな場合、マウスクリック==>

(2)フロントマンの対応に満足ですか?

  担当者への依頼の回答や管理情報の提供は十分ですか?

 十分の場合、マウスクリック==>

(3)管理員の業務について

  管理員は、定期的に報告し、違法駐車を監視し、住民のプライバシーを守っていますか?

 それぞれ、行われ、守られている場合、マウスクリック==>

(4)管理費等の滞納者に対して

  長期滞納者へ法的手段の提案はありますか?

 提案がある場合、マウスクリック==>

(5)管理会社の長期修繕計画の見直しと提案

  長期修繕計画を示し、修繕提案がありますか?

 提案がある場合、マウスクリック==>

評価結果

 




 以降では、マンションの管理委託業務を標準管理委託契約書に基づき、説明しました。
次の図は、管理委託業務診断のためのExcelを使用して作成したグラフです。


 ※ Excelファイルは、ここからダウンロードできます。

 上図は、「書類保管」と、つぎの業務の達成状況を示しています。
事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物設備管理業務

この例の場合、赤線がマンションの現状で、最も外側の辺が達成目標値の基準値 1.0 を示します。
赤線が 0.5 ~ 1.0 の範囲にあれば、標準的な管理状態、と考えられます。
管理委託契約を満たしている状態は、 1.0 であることはいうまでもありません。
Excelで入力は、1)契約の有無を1/ 0 で、2)評価入力を 0 ~ 1.0 の値と設定しました。

 「書類保管」は、ヨーロッパでは保管を法律で義務付けており、重要性があるため、独立させました。
総会・理事会の議事録、修繕履歴が保管義務の対象となっています。


 書類保管は、帳簿・名簿・図面・修繕履歴・議事録・点検記録・設計図書で重複集計しました。
 後半の、(書類) と記してある業務が重複集計されています。

 なお、各業務のコスト・原価などの相場が、ほぼ明らかになっています。
詳細は、マンション管理士へ相談願います。

 次の内容は、マンションの標準管理委託契約書に基づき、説明しました。
(1)事務管理業務
1)出納業務
①管理費、修繕積立金、専用使用料などの収納および保管
②経費の支払い
③管理費滞納者に対する督促
④水道料等の清算
⑤委託業務等に要する費用の支払
⑥帳簿等の管理・保管(書類)

2)会計業務 (管理組合の会計収支の調整)
①管理組合の予算案作成の補助(素案の作成)
②管理組合の決算案作成の補助(素案の作成)
③管理組合会計の収支状況の報告

3)管理運営業務 (共用部分の修繕または修繕に関する企画・実施の調整)
①補修工事、設備の保守点検等、外部委託業務 (書類)
②防火管理業務の補助
③施設運営補助
④大規模修繕計画の立案補助
⑤修繕外注の企画・実施の調整
⑥各種契約の代行
⑦官公庁・分譲業者との折衝、法的提出書類の整備
⑧緊急時対応(終日)

4)理事会・総会支援業務
①組合員等の名簿の整備(書類)
②理事会の開催、運営支援
③共用部分の保険等契約事務の処理
④総会支援業務
⑤各種点検・検査等に基づく助言等
⑥各種検査等の報告、届出
⑦図面の保管(書類)
⑧議案・議事録・アンケートの作成(書類)
⑨居住者間トラブルの解決
⑩関連法案・国土交通省および社団法人指針の説明

(2)管理員業務
1)受付業務
①外来者の応対、共用部分のカギの保管・貸出、備品管理
②各種使用申し込みの受理及び報告
③組合員等の異動届出書の受理および報告
④宅配物の預かり、引渡し
⑤利害関係人に対する管理規約等の閲覧
⑥引越し業者に対する指示

2)点検業務
①建物、諸設備及び諸施設の外観目視点検
②照明の点灯および消灯ならびに管球類等の点検
③諸設備等の運転および動作状況の点検ならびにその記録(書類)
④無断駐車等の確認

3)立会い業務
①エレベーターの点検など専門業者の仕事の立会 
②外注業者の業務の着手、履行の立会い
③ゴミ搬出時の際の立会い
④災害事故等の処理立会い

4)報告連絡業務
①管理組合員へのお知らせなどを掲示または配布、事故等の連絡
②文書の配布または掲示
③各種届出、点検結果、立会い結果等の報告
④災害、事故等の発生時の連絡、報告

5)図書などの管理・保管
①マンションの設計図書や、総会の議事録などの保管(書類)
   (※ 標準ではこの項目は、「事務管理業務」に分類されています。)

(3)清掃業務
1)日常清掃
①エントランスや廊下、ゴミ置き場等、使用頻度の高い共用部分の清掃

2)定期清掃
①清掃専用機による共用部のきめ細かい清掃やワックス塗布

3)特別清掃
①壁面ガラス部分の清掃、高所、屋上、外溝、雨水・排水溝などの清掃


(4)設備管理業務
1)外観目視点検
①建物、付属施設、電気設備

2)特殊建築物定期調査
①一般事項、敷地関係、構造関係、防火関係、非難関係、衛生関係

3)建築設備定期健診
①換気設備、排煙設備、非常用照明装置、給排水設備

4)エレベーター設備
①昇降機検査基準に基づく定期点検
②建築基準法に規定する昇降機定期点検

5)給水設備(専用水道)
①水質検査
②残留塩素判定
③水道施設目視点検

6)給水設備(簡易専用水道)
①貯水槽洗浄
②水道法に規定する検査
③外観目視点検

7)浄化槽・排水設備
①水質検査、保守点検、清掃
②排水枡清掃、排水管清掃、外観目視点検

8)消防用設備
①消防法に基づく消防用設備等の点検、外観目視点検

9)機械式駐車場設備
①外観目視点検、定期保守点検

10)テレビ共聴設備
①外観目視点検、定期保守点検

最近、上記の他に5項目目として「マンションのコミュニティ形成」が注目されています。
理由は、3.11東日本大震災の発生を原因とした「防災」や「マンションの建替えの合意形成」となっています。

5.委託業務に係る原理・原則

 
(1)自由競争と競争原理
 一戸建て住宅を購入した場合、「建物の管理」に特に問題はありません。
住宅を購入した本人が管理することになります。
しかし、分譲マンションを購入した場合、マンションの管理会社を選ぶことができません。
マンションの建物と管理会社は、セットで販売されるからです。

 食料品などをスーパーで選ぶように、管理会社を選択できるのは、管理組合が成立してからです。
このように、マンションの管理サービスは、購入時に自由選択できず、問題となっています。
競争原理が働きづらい業界のため、自由競争による品質の向上が期待されています。

(2)独占禁止法
 上記(1)の理由より、マンションの住民は、管理会社を変更できることを日常的に考えません。
管理委託契約は、独占禁止法に接触しないように、1年契約が原則です。
しかし、管理組合は、素人集団のため、委託業務を契約更新時に正確に評価することは困難です。
また、住民は、他のマンションと比較ができず、標準の管理委託業務内容もよく分かりません。
したがって、毎年、契約更新の際、専門家により管理業務内容を見直す必要があると思われます。

(3)民法と利益相反の行為の制限
 民法では、1)自己契約の禁止、2)双方代理の禁止を定めています。
マンションが法人となっている場合、法人の理事の利益相反の行為の制限も生じます。
管理会社は、一般のサービス業と同様に、会社の利益を優先するため、この制限が関係します。

 管理会社の収入源は、定額委託業務費の他に修繕工事にある、といわれています。
建設業界で仕事をしている住民は、不要な工事範囲、高額な修繕費が気になるところです。

(4)マンション管理適正化法
 この法律は、マンション管理について、主に次の内容の役割などを定めています。

1)管理業者、2)管理業務主任者、3)マンション管理士、
4)マンション管理センター、5)高層住宅管理業協会、6)地方公共団体
7)国土交通省


(5)マンション標準管理委託契約書
 この契約書は、マンション管理会社の管理委託業務について定めています。

(6)マンション標準管理規約
 この規約で委託契約に関連することは、次の内容です。
 1)第33条は、業務委託等について
 2)第34条は、専門知識を有する者の活用について

 上記の内容を理解するため、専門知識の活用を「マンション管理士」へ求めることが大切と思われます。

6.問題を解決するための対策の仮説

 
(1)なぜ? 管理組合がマンション管理士の立場に気がつかないのでしょうか?

 ここでは管理費等の滞納問題を考えました。
次の「悪循環」は、管理会社が滞納者への督促を途中から免れる契約していた場合に生じます。

1)管理組合の役員は、この管理委託契約の内容をよく理解していません。
2)管理会社は、契約しないことを行う必要がありません。
 ① 管理会社は、住民と適度な距離をとり、付かず離れずの行為をベストと考えています。
 ② 管理会社のフロントマンは、約10個のマンションの管理を担当するため、多忙です。
3)管理会社より管理組合への適切な指導は、上記の理由により、不明確です。
4)役員は、管理会社に全部委託している習慣を急に変えることができません。
5)役員は、知識がないので、何をどのようにしたら良いのか分かりません。
6)毎月1回開かれる理事会では住民間のトラブルなどのため解決する課題が多くあります。
7)任期がすぐに切れてしまいます。
8)引継ぎが十分ではありません。
9)マンション管理士に相談する余裕さえなくなります。
10)新年度となり、役員が交替します。

その結果、1)に戻り、悪循環が繰り返されます。


(2)管理組合がマンション管理士を活用した場合、次の「好循環」に変化します

 マンション管理士へ業務を依頼した場合、次のように改善することが期待できます。

1)管理組合の役員は、マンション管理士の助言により、管理委託契約の内容を理解できます。
2)管理組合への適切な指導が期待できます。
3)役員は、何をどのようにしたら良いのか理解できます。
4)毎月1回開かれる理事会も指導を依頼出来ます。
5)任期中に時間的余裕ができるため、役員のみで行動できるようになります。
6)引継ぎも指導されます。
7)役員が交替しても、好循環が維持できるように理事会の運営方法を指導されます。
※ 上記の1)でマンション管理士は、必要に応じて相談に応じるのみです。

7.仮説の検証

 
 上記6.仮説で「悪循環」を「好循環」にできることを説明しました。
次は、実際に「好循環」に変化するのか、「検証」することが必要です。

 上記「悪循環」は、次のことが重なって生じていたことが分かります。

(1)管理組合の役員が委託契約を理解できていないこと。
(2)管理会社の社風・経営方針
(3)「全部委託」方式の委託契約
(4)理事会メンバーの知識不足(トラブルの解決困難なことを知らないなど)
(5)役員の任期が1~2年など、短い任期
(6)マンション管理士の存在や立場を知らないこと。
(7)マンション管理士の活用方法を知らないこと。

 これらが重なると、素人集団の理事会は、「悪循環」から抜け出す時間が10年以上かかります。
実際、調査結果が示すように、同じ種類のトラブルが発生し、無くなることがありません。

 マンション管理士に相談し、個々のマンションのベターの解決法を指導され、すばやく解決します。
上記のトラブル解消対策の「検証」は、次のことから可能です。

(1)滞納者が5%未満になったことにより分かります!
(2)滞納者と管理費等の支払計画を文書で約束したことにより分かります!
(3)最後のとりで「強制執行」により、「競売」「給料の差押さえ」などが実現できます!

8.結論

 
 マンションの問題が解決できない場合、次のことを考えます。
(1)そのトラブルは、難問の可能性があり、法律などの制限もあります。
   恐らく、管理会社は、手を出したくないと思っています。

(2)状況がさらに悪化する前に、マンション管理士に相談することが期待されています。

 ご相談は、「お問い合せ」ページより可能です。 ご相談のみの場合、無料です。
トラブルが解決できれば、快適なマンションライフを楽しむことができます!

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※国土交通省のガイドラインより引用
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